{"id":2628,"date":"2025-10-24T13:03:47","date_gmt":"2025-10-24T13:03:47","guid":{"rendered":"https:\/\/kbv-group.com\/procedimiento-del-sistema-interno-de-informacion-o-canal-de-denuncias\/"},"modified":"2026-01-28T15:48:51","modified_gmt":"2026-01-28T15:48:51","slug":"procedure-relative-au-systeme-dinformation-interne-ou-au-canal-de-traitement-des-plaintes","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/kbv-group.com\/fr\/procedure-relative-au-systeme-dinformation-interne-ou-au-canal-de-traitement-des-plaintes\/","title":{"rendered":"Proc\u00e9dure relative au syst\u00e8me d&rsquo;information interne ou au canal de traitement des plaintes"},"content":{"rendered":"\n<div class=\"gb-element-9b34f1bd\">\n<div class=\"gb-element-7f247b55\">\n<h1 class=\"wp-block-heading\"><strong><strong>Proc\u00e9dure relative au syst\u00e8me d&rsquo;information interne ou au canal de traitement des plaintes<\/strong><\/strong><\/h1>\n<\/div>\n\n\n\n<div class=\"gb-element-2f357c71\">\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>1.- LE SYST\u00c8ME D&rsquo;INFORMATION INTERNE OU CANAL DE R\u00c9CLAMATION.<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p><strong>1.1.- Concept et nature.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Le code p\u00e9nal rappelle, dans son article 31 bis, l&rsquo;obligation pour la personne morale de mettre en place en son sein des syst\u00e8mes ou moyens de communication concernant les risques ou les infractions l\u00e9gales possibles.<\/p>\n\n\n\n<p>De m\u00eame, la loi 2\/2023 du 20 f\u00e9vrier, relative \u00e0 la protection des personnes signalant les infractions r\u00e9glementaires et \u00e0 la lutte contre la corruption, a \u00e9galement introduit une s\u00e9rie d\u2019exigences que les personnes morales doivent respecter pour la mise en place et la gestion de ces \u00ab syst\u00e8mes d\u2019information internes \u00bb ou \u00ab canaux de signalement \u00bb.<\/p>\n\n\n\n<p>Par cons\u00e9quent, dans le cadre de sa culture de conformit\u00e9 \u00e9thique, cette entit\u00e9 a mis en place ce SYST\u00c8ME D&rsquo;INFORMATION INTERNE OU CANAL DE GESTION DES PLAINTES, par lequel il sera possible de signaler les \u00e9v\u00e9nements li\u00e9s aux risques mat\u00e9rialis\u00e9s, les faits sur lesquels il existe des soup\u00e7ons de commission d&rsquo;un crime et \u00e9galement tout autre comportement impliquant une violation des r\u00e9glementations l\u00e9gales, ainsi que des politiques internes de la soci\u00e9t\u00e9.<\/p>\n\n\n\n<p>Il peut \u00eatre utilis\u00e9 par tous les travailleurs, les membres de l&rsquo;organe administratif ou toute autre tierce partie int\u00e9ress\u00e9e vis\u00e9e \u00e0 l&rsquo;article 3 de la loi 2\/2023 du 20 f\u00e9vrier susmentionn\u00e9e, de mani\u00e8re confidentielle ou anonyme, sans crainte de repr\u00e9sailles en vertu des dispositions du r\u00e8glement susmentionn\u00e9.<\/p>\n\n\n\n<p>En d\u00e9posant leur plainte et en exprimant leurs pr\u00e9occupations, les plaignants contribuent \u00e0 ce que notre entit\u00e9 soit reconnue comme une organisation responsable dans tous les aspects de son activit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>1.2. \u2013 Principes directeurs fondamentaux du syst\u00e8me<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p><strong>Accessibilit\u00e9 :<\/strong>&nbsp;Il existe diff\u00e9rentes options pour d\u00e9poser une plainte :<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Par l&rsquo;adresse \u00e9lectronique suivante&nbsp;:&nbsp;<a href=\"mailto:canalcomunicacion@kbv-group.com\">canalcomunicacion@kbv-group.com<\/a><\/li>\n\n\n\n<li>Par courrier \u00e0 l&rsquo;adresse suivante&nbsp;: \u00c0 l&rsquo;attention du responsable de la conformit\u00e9, Kitchen Bath Ventures, SL, C\/ Acanto, 22-9, 28045 Madrid<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>Confidentialit\u00e9 :<\/strong>&nbsp;L&rsquo;identit\u00e9 et les coordonn\u00e9es de la personne effectuant la communication, ainsi que les faits et documents communiqu\u00e9s concernant l&rsquo;activit\u00e9 irr\u00e9guli\u00e8re possible par ce biais, seront toujours consid\u00e9r\u00e9s comme des informations confidentielles et, par cons\u00e9quent, ne seront pas communiqu\u00e9s sans leur consentement \u00e0 l&rsquo;accus\u00e9 et\/ou \u00e0 des tiers ou \u00e0 moins qu&rsquo;une autorit\u00e9 administrative ou judiciaire ne l&rsquo;exige, conform\u00e9ment aux dispositions de l&rsquo;art. 31.1 de la loi 2\/2023.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Anonymat :<\/strong>&nbsp;Les plaintes anonymes sont accept\u00e9es, \u00e0 condition d&rsquo;\u00eatre envoy\u00e9es par voie postale ou remises en main propre, au moyen d&rsquo;une enveloppe scell\u00e9e adress\u00e9e au RESPONSABLE DES SYST\u00c8MES D&rsquo;INFORMATION et sans indiquer aucune donn\u00e9e concernant la personne pr\u00e9sentant la communication, ni sur l&rsquo;enveloppe ni dans la plainte elle-m\u00eame.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Gestionnaire du syst\u00e8me :<\/strong>&nbsp;L&rsquo;Entit\u00e9 a d\u00e9l\u00e9gu\u00e9 la gestion des r\u00e9clamations \u00e0 un gestionnaire du syst\u00e8me, d\u00fbment identifi\u00e9 et conform\u00e9ment \u00e0 la loi 2\/2023.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Objectivit\u00e9 et impartialit\u00e9 :<\/strong>&nbsp;toutes les plaintes seront trait\u00e9es de mani\u00e8re objective et impartiale, garantissant le droit au respect de la vie priv\u00e9e, \u00e0 la d\u00e9fense et \u00e0 la pr\u00e9somption d\u2019innocence des personnes concern\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Protection des donn\u00e9es&nbsp;:<\/strong>&nbsp;Conform\u00e9ment \u00e0 l\u2019article&nbsp;24 de la loi organique&nbsp;3\/2018 du 5&nbsp;d\u00e9cembre relative \u00e0 la protection des donn\u00e9es personnelles et \u00e0 la garantie des droits num\u00e9riques (modifi\u00e9e par la disposition additionnelle&nbsp;7 de la loi&nbsp;2\/2023 susmentionn\u00e9e), \u00ab&nbsp;le traitement des donn\u00e9es personnelles n\u00e9cessaire \u00e0 la protection des personnes signalant des infractions r\u00e9glementaires est licite. Ce traitement est r\u00e9gi par les dispositions du r\u00e8glement (UE)&nbsp;2016\/679 du Parlement europ\u00e9en et du Conseil du 27&nbsp;avril&nbsp;2016, de la loi organique&nbsp;3\/2018 du 5&nbsp;d\u00e9cembre relative \u00e0 la protection des donn\u00e9es personnelles et \u00e0 la garantie des droits num\u00e9riques, et de la loi relative \u00e0 la protection des personnes signalant des infractions r\u00e9glementaires et \u00e0 la lutte contre la corruption.&nbsp;\u00bb La base juridique du traitement des donn\u00e9es est l\u2019article&nbsp;30.3 de la LOPDGDD.<\/p>\n\n\n\n<p>Les donn\u00e9es doivent \u00eatre conserv\u00e9es dans le syst\u00e8me de signalement uniquement pendant la dur\u00e9e n\u00e9cessaire pour d\u00e9cider de l&rsquo;opportunit\u00e9 d&rsquo;ouvrir une enqu\u00eate sur les faits signal\u00e9s. En tout \u00e9tat de cause, apr\u00e8s trois mois \u00e0 compter de leur saisie (ou six mois si ce d\u00e9lai a \u00e9t\u00e9 prolong\u00e9 en raison de la complexit\u00e9 du signalement), elles doivent \u00eatre supprim\u00e9es du syst\u00e8me, sauf si leur conservation vise \u00e0 d\u00e9montrer le bon fonctionnement du dispositif de pr\u00e9vention des infractions mis en place par la personne morale.<\/p>\n\n\n\n<p>Les donn\u00e9es personnelles non n\u00e9cessaires aux fins d\u00e9crites ou relatives \u00e0 des comportements non pr\u00e9vus par la loi ne seront en aucun cas trait\u00e9es&nbsp;; elles seront imm\u00e9diatement supprim\u00e9es. Si les informations re\u00e7ues contiennent des donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel sensible, elles seront imm\u00e9diatement supprim\u00e9es, sans \u00eatre enregistr\u00e9es ni trait\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n<p>Si les faits sont prouv\u00e9s ou s&rsquo;il existe des preuves suffisantes, les donn\u00e9es seront conserv\u00e9es aussi longtemps que n\u00e9cessaire pour permettre \u00e0 l&rsquo;Entit\u00e9 d&rsquo;exercer ses droits devant les tribunaux.<\/p>\n\n\n\n<p>Les plaintes d\u00e9pos\u00e9es anonymement seront identifi\u00e9es par une r\u00e9f\u00e9rence interne afin d&rsquo;\u00eatre int\u00e9gr\u00e9es au syst\u00e8me de traitement des plaintes.<\/p>\n\n\n\n<p>Seules les personnes suivantes auront acc\u00e8s aux plaintes&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>La personne responsable du syst\u00e8me.<\/li>\n\n\n\n<li>L\u2019instance interne comp\u00e9tente d\u00fbment d\u00e9sign\u00e9e au sein de l\u2019Entit\u00e9, lorsque l\u2019adoption de mesures disciplinaires \u00e0 l\u2019encontre d\u2019un travailleur peut s\u2019av\u00e9rer appropri\u00e9e.<\/li>\n\n\n\n<li>Le responsable des services juridiques de l&rsquo;Entit\u00e9, si l&rsquo;adoption de mesures juridiques en relation avec les faits rapport\u00e9s est appropri\u00e9e.<\/li>\n\n\n\n<li>Les conseillers externes ou les tiers qui pourraient s&rsquo;av\u00e9rer n\u00e9cessaires en raison de la nature de l&rsquo;affaire seront consid\u00e9r\u00e9s comme des sous-traitants ou des sous-traitants ult\u00e9rieurs du traitement des donn\u00e9es.<\/li>\n\n\n\n<li>Le d\u00e9l\u00e9gu\u00e9 \u00e0 la protection des donn\u00e9es et le responsable de la conformit\u00e9<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>1.3.- Droits et obligations<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p><strong>Droits et garanties des informateurs<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Les informateurs se verront garantir l\u2019exercice effectif des droits suivants, sans pr\u00e9judice de tout autre droit reconnu par la Constitution et les lois&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>soumettre des informations de mani\u00e8re anonyme, \u00e0 condition que l&rsquo;anonymat soit maintenu pendant toute la proc\u00e9dure, et que la proc\u00e9dure \u00e9tablie indiqu\u00e9e ci-dessus soit respect\u00e9e.<\/li>\n\n\n\n<li>Vous pouvez d\u00e9poser votre plainte verbalement ou par \u00e9crit. Un syst\u00e8me sera mis \u00e0 votre disposition pour faciliter les plaintes verbales.<\/li>\n\n\n\n<li>Veuillez indiquer une adresse postale, une adresse \u00e9lectronique ou un emplacement s\u00e9curis\u00e9 o\u00f9 vous pourrez recevoir les communications du gestionnaire du syst\u00e8me, \u00e0 l&rsquo;exception des plaintes anonymes.<\/li>\n\n\n\n<li>Pr\u00e9sentez-vous de votre propre initiative devant le responsable syst\u00e8me ou le responsable d\u00e9l\u00e9gu\u00e9.<\/li>\n\n\n\n<li>renonciation au droit de communiquer avec le gestionnaire du syst\u00e8me ou le gestionnaire d\u00e9l\u00e9gu\u00e9 qui donne les instructions relatives \u00e0 la proc\u00e9dure et, le cas \u00e9ch\u00e9ant, r\u00e9vocation de ladite renonciation \u00e0 tout moment.<\/li>\n\n\n\n<li>Pr\u00e9servation de leur identit\u00e9. L\u2019identit\u00e9 du plaignant ne peut \u00eatre r\u00e9v\u00e9l\u00e9e, sans son consentement expr\u00e8s, \u00e0 aucune personne non comp\u00e9tente pour recevoir et traiter les plaintes, sauf exceptions pr\u00e9vues par le droit de l\u2019Union europ\u00e9enne ou la r\u00e9glementation espagnole dans le cadre d\u2019enqu\u00eates men\u00e9es par les autorit\u00e9s ou au cours de proc\u00e9dures judiciaires.<\/li>\n\n\n\n<li>protection de vos donn\u00e9es personnelles.<\/li>\n\n\n\n<li>conna\u00eetre l&rsquo;identit\u00e9 du responsable qui donnera les instructions concernant la proc\u00e9dure.<\/li>\n\n\n\n<li>confidentialit\u00e9 des communications.<\/li>\n\n\n\n<li>mesures de protection et de soutien pr\u00e9vues par la loi 2\/2023.<\/li>\n\n\n\n<li>D\u00e9poser une plainte aupr\u00e8s de l&rsquo;Autorit\u00e9 ind\u00e9pendante de protection des lanceurs d&rsquo;alerte.<\/li>\n\n\n\n<li>ne pas faire l\u2019objet de repr\u00e9sailles, m\u00eame si les r\u00e9sultats des enqu\u00eates confirment qu\u2019il n\u2019y a eu aucune violation des r\u00e9glementations applicables ou du r\u00e8glement int\u00e9rieur de l\u2019Entit\u00e9, \u00e0 condition qu\u2019il\/elle n\u2019ait pas agi de mauvaise foi.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>1.4.- Obligations des informateurs<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Les informateurs, en ce qui concerne la transmission de leurs communications par le biais du canal d&rsquo;information interne, seront soumis aux obligations suivantes&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Ils doivent disposer de preuves raisonnables ou suffisantes quant \u00e0 l&rsquo;exactitude des informations qu&rsquo;ils communiquent et ne peuvent pas faire de communications g\u00e9n\u00e9riques, de mauvaise foi ou abusives, auquel cas ils pourraient encourir une responsabilit\u00e9 civile, p\u00e9nale ou administrative.<\/li>\n\n\n\n<li>D\u00e9crivez le plus pr\u00e9cis\u00e9ment possible les faits ou les comportements que vous signalez, en fournissant toute la documentation disponible sur la situation d\u00e9crite ou des preuves objectives pour obtenir des preuves.<\/li>\n\n\n\n<li>Abstenez-vous de toute communication ayant un but autre que celui pr\u00e9vu par le Syst\u00e8me ou qui viole les droits fondamentaux \u00e0 l&rsquo;honneur, \u00e0 l&rsquo;image et \u00e0 la vie priv\u00e9e et familiale de tiers ou qui est contraire \u00e0 la dignit\u00e9 de la personne.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>1.5.- Droits des tiers<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Les personnes consid\u00e9r\u00e9es comme tierces parties \u00e0 la proc\u00e9dure se verront accorder les droits reconnus par la Constitution et les lois, sans pr\u00e9judice de la possibilit\u00e9 de leur \u00e9tendre, dans toute la mesure du possible, les mesures de soutien et de protection des informateurs pr\u00e9vues par la loi 2\/2023 ; notamment les suivantes :<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>\u00eatre inform\u00e9s, d\u00e8s que possible, des informations qui les concernent<\/li>\n\n\n\n<li>l&rsquo;acc\u00e8s aux proc\u00e9dures engag\u00e9es contre eux, sans pr\u00e9judice des d\u00e9lais qui pourraient \u00eatre adopt\u00e9s pour garantir l&rsquo;issue de ces proc\u00e9dures.<\/li>\n\n\n\n<li>conna\u00eetre l&rsquo;identit\u00e9 du responsable qui donnera les instructions concernant la proc\u00e9dure.<\/li>\n\n\n\n<li>Par respect pour leur dignit\u00e9 et leur vie priv\u00e9e, ainsi que pour la pr\u00e9servation de leur identit\u00e9, l&rsquo;identit\u00e9 de la personne concern\u00e9e ne peut \u00eatre divulgu\u00e9e, sans son consentement expr\u00e8s, \u00e0 aucune personne non habilit\u00e9e \u00e0 recevoir et traiter les plaintes, sauf exceptions pr\u00e9vues par le droit de l&rsquo;Union europ\u00e9enne ou la r\u00e9glementation espagnole dans le cadre d&rsquo;enqu\u00eates men\u00e9es par les autorit\u00e9s ou au cours de proc\u00e9dures judiciaires.<\/li>\n\n\n\n<li>pr\u00e9somption d&rsquo;innocence et le droit d&rsquo;utiliser tous les moyens l\u00e9gaux pour leur d\u00e9fense<\/li>\n\n\n\n<li>Veuillez indiquer une adresse postale, une adresse \u00e9lectronique ou un emplacement s\u00e9curis\u00e9 o\u00f9 vous pourrez recevoir les communications de l&rsquo;administrateur syst\u00e8me.<\/li>\n\n\n\n<li>Pr\u00e9sentez-vous de votre propre initiative devant le responsable syst\u00e8me ou le responsable d\u00e9l\u00e9gu\u00e9.<\/li>\n\n\n\n<li>protection de vos donn\u00e9es personnelles.<\/li>\n\n\n\n<li>confidentialit\u00e9 des communications.<\/li>\n\n\n\n<li>ne pas faire l&rsquo;objet de repr\u00e9sailles.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>2. PROC\u00c9DURE DE SIGNALEMENT DES INCIDENTS<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p><strong>2.1. \u2013 Les incidents ou les cas de non-conformit\u00e9 doivent \u00eatre signal\u00e9s.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Les incidents suivants sont consid\u00e9r\u00e9s comme devant \u00eatre signal\u00e9s ou comme des cas de non-conformit\u00e9&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Toute violation de la l\u00e9gislation en vigueur<\/li>\n\n\n\n<li>Toute violation des POLITIQUES INTERNES de notre Entit\u00e9 ou des valeurs, principes g\u00e9n\u00e9raux d&rsquo;action ou r\u00e8gles de conduite des travailleurs qui y sont inclus.<\/li>\n\n\n\n<li>Tout \u00e9v\u00e9nement susceptible de porter atteinte \u00e0 la r\u00e9putation de notre entit\u00e9.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>2.2.- Contenu minimal des plaintes.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Pour \u00eatre admises et trait\u00e9es correctement, les communications ou les plaintes doivent n\u00e9cessairement contenir les informations suivantes&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Le plaignant est identifi\u00e9 par son nom et son pr\u00e9nom (sauf pour les plaintes anonymes). Expos\u00e9 concis des faits ou des arguments qui \u00e9tayent la communication\/plainte.<\/li>\n\n\n\n<li>personne ou service contre lequel la communication\/plainte est adress\u00e9e<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>La charge de la preuve incombe toujours \u00e0 la partie plaignante, qui doit fournir les documents sur lesquels la plainte est fond\u00e9e, et la partie accus\u00e9e peut fournir les documents qu&rsquo;elle juge appropri\u00e9s pour contester ceux de l&rsquo;autre partie.<\/p>\n\n\n\n<p>Si l&rsquo;une des personnes concern\u00e9es par la communication\/plainte est impliqu\u00e9e dans l&rsquo;enqu\u00eate relative \u00e0 cette communication\/plainte, elle doit \u00eatre remplac\u00e9e par une personne qui n&rsquo;est pas directement li\u00e9e \u00e0 la communication\/plainte en question.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>3.- PHASE D&rsquo;INSTRUCTION DE LA PROC\u00c9DURE<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p><strong>3.1.- R\u00e9ception et accus\u00e9 de r\u00e9ception<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>D\u00e8s r\u00e9ception de la communication\/plainte, l&rsquo;administrateur syst\u00e8me en accusera r\u00e9ception aupr\u00e8s du plaignant dans un d\u00e9lai maximum de 3 jours, sauf si le plaignant est anonyme, et lancera les v\u00e9rifications et contr\u00f4les appropri\u00e9s ; g\u00e9n\u00e9rant un fichier qui sera enregistr\u00e9 et identifi\u00e9 par une r\u00e9f\u00e9rence.<\/p>\n\n\n\n<p>Si n\u00e9cessaire et si la plainte n&rsquo;est pas anonyme, l&rsquo;administrateur syst\u00e8me peut demander des pr\u00e9cisions ou des informations compl\u00e9mentaires.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>3.2. \u2013 Analyse pr\u00e9liminaire des informations re\u00e7ues<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>\u00c0 partir de ces informations initiales, l&rsquo;administrateur syst\u00e8me effectuera une analyse pr\u00e9liminaire afin de v\u00e9rifier la nature, la suffisance et la plausibilit\u00e9 de la plainte, la cr\u00e9dibilit\u00e9 du plaignant et la pertinence des faits rapport\u00e9s aux fins pr\u00e9vues ; il d\u00e9terminera s&rsquo;ils peuvent constituer une infraction l\u00e9gale ou une violation des politiques internes de l&rsquo;entit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n<p>En fonction des r\u00e9sultats de cette analyse pr\u00e9liminaire, l&rsquo;une des d\u00e9cisions suivantes pourra \u00eatre adopt\u00e9e, accompagn\u00e9e d&rsquo;un rapport motiv\u00e9, au moyen d&rsquo;une d\u00e9cision \u00e9crite&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>La notification ou la plainte est irrecevable et le dossier est imm\u00e9diatement archiv\u00e9 lorsque les faits rapport\u00e9s ne rel\u00e8vent d&rsquo;aucun des cas pr\u00e9vus par cette voie.<\/li>\n\n\n\n<li>L\u2019acceptation de la notification ou de la plainte et le classement imm\u00e9diat du dossier lorsque son contenu est manifestement non pertinent, lorsque les informations sont insuffisantes pour entreprendre toute autre action, lorsque les faits rapport\u00e9s sont invraisemblables ou lorsque l\u2019informateur manque totalement de cr\u00e9dibilit\u00e9.<\/li>\n\n\n\n<li>Admission de la notification ou de la plainte et ouverture du dossier d&rsquo;enqu\u00eate correspondant en relation avec les faits signal\u00e9s.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>3.3. \u2013 Proc\u00e9dure apr\u00e8s l\u2019analyse<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Si la plainte est jug\u00e9e irrecevable, le gestionnaire du syst\u00e8me informera le plaignant ou l&rsquo;informateur (sauf en cas de plainte anonyme) de l&rsquo;irrecevabilit\u00e9 de la plainte ou du d\u00e9p\u00f4t du dossier, selon le cas, ainsi que de toute mesure suppl\u00e9mentaire qui aurait pu \u00eatre prise.<\/p>\n\n\n\n<p>Si la plainte est accept\u00e9e, un organe d&rsquo;enqu\u00eate sera constitu\u00e9, dont les fonctions seront de traiter la plainte et de r\u00e9diger le rapport en vue de son r\u00e8glement.<\/p>\n\n\n\n<p>Toutefois, des mesures urgentes peuvent \u00eatre adopt\u00e9es, toujours justifi\u00e9es, et aux fins suivantes&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Afin d&rsquo;att\u00e9nuer les effets du risque qui s&rsquo;est mat\u00e9rialis\u00e9 ou qui n&rsquo;est pas encore mat\u00e9rialis\u00e9<\/li>\n\n\n\n<li>Mise en \u0153uvre de mesures urgentes pour pr\u00e9server les preuves<\/li>\n\n\n\n<li>Communication urgente, le cas \u00e9ch\u00e9ant, de ces informations aux organes directeurs de l&rsquo;entit\u00e9.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>En cas d&rsquo;admission, la proc\u00e9dure suivra les \u00e9tapes suivantes&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Identifier les lois, politiques, proc\u00e9dures ou r\u00e8glements internes concern\u00e9s, ainsi que les risques d\u2019atteinte \u00e0 la r\u00e9putation, \u00e9conomiques, financiers ou juridiques pouvant d\u00e9couler de l\u2019incident.<\/li>\n\n\n\n<li>Identifier toutes les informations et tous les documents qui peuvent \u00eatre pertinents et dont l&rsquo;examen est jug\u00e9 utile (courriels, sites web, supports audiovisuels de surveillance et de s\u00e9curit\u00e9 de l&rsquo;entreprise, listes de participants, mots de passe ou dispositifs de s\u00e9curit\u00e9 \u00e9lectroniques, documents comptables, etc.).<\/li>\n\n\n\n<li>D\u00e9terminer, en collaboration avec le service des ressources humaines, la n\u00e9cessit\u00e9 et, le cas \u00e9ch\u00e9ant, l\u2019urgence d\u2019adopter des mesures de pr\u00e9caution \u00e0 l\u2019\u00e9gard des personnes faisant l\u2019objet de l\u2019enqu\u00eate.<\/li>\n\n\n\n<li>En fonction de la gravit\u00e9 des faits, suspendre imm\u00e9diatement les sujets faisant l&rsquo;objet de l&rsquo;enqu\u00eate.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>L&rsquo;enqu\u00eate comprendra toutes les mesures d&rsquo;investigation qui pourraient s&rsquo;av\u00e9rer n\u00e9cessaires pour clarifier les faits, identifier les parties responsables et d\u00e9terminer les mesures correctives \u00e0 adopter.<\/p>\n\n\n\n<p>Voici quelques-unes des principales \u00e9tapes qui peuvent faire partie de toute enqu\u00eate&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Dans le cas d&rsquo;une plainte non anonyme, un entretien sera men\u00e9 avec le plaignant afin d&rsquo;obtenir davantage d&rsquo;informations sur la plainte d\u00e9pos\u00e9e.<\/li>\n\n\n\n<li>D\u00e9claration des personnes faisant l&rsquo;objet de l&rsquo;enqu\u00eate.<\/li>\n\n\n\n<li>Mener des questionnaires et des entretiens confidentiels avec les t\u00e9moins.<\/li>\n\n\n\n<li>Organiser des auditions avec les personnes faisant l&rsquo;objet de l&rsquo;enqu\u00eate, leurs sup\u00e9rieurs et coll\u00e8gues, ainsi qu&rsquo;avec toute autre personne jug\u00e9e n\u00e9cessaire.<\/li>\n\n\n\n<li>Rassemblez autant d&rsquo;informations que possible gr\u00e2ce \u00e0 la documentation de l&rsquo;entreprise.<\/li>\n\n\n\n<li>S\u2019il est essentiel, pour \u00e9tablir les faits, d\u2019adopter des mesures de surveillance par des d\u00e9tectives ou par des moyens informatiques, t\u00e9l\u00e9matiques ou audiovisuels, \u00e0 condition qu\u2019elles respectent les crit\u00e8res de raisonnabilit\u00e9, d\u2019ad\u00e9quation et de proportionnalit\u00e9, en garantissant \u00e0 tout moment le droit au respect de la vie priv\u00e9e du travailleur et le droit au secret des communications.<\/li>\n\n\n\n<li>Solliciter l&rsquo;aide d&rsquo;autres professionnels.<\/li>\n\n\n\n<li>Toute autre mesure que l\u2019organe d\u2019enqu\u00eate juge n\u00e9cessaire pour clarifier les faits.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>3.4. \u2013 Communication aux personnes faisant l\u2019objet de l\u2019enqu\u00eate<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Sauf en cas de plainte anonyme, le responsable du syst\u00e8me contactera les parties concern\u00e9es, se pr\u00e9sentant comme la personne charg\u00e9e de l&rsquo;enqu\u00eate et les informant bri\u00e8vement des faits qui leur sont reproch\u00e9s ainsi que des principales \u00e9tapes qui pourraient survenir au cours de l&rsquo;enqu\u00eate.<\/p>\n\n\n\n<p>Dans le cas o\u00f9 la plainte serait jug\u00e9e irrecevable, le plaignant en sera inform\u00e9 dans un d\u00e9lai maximum de 3 jours \u00e0 compter de son d\u00e9p\u00f4t (sauf pour les plaintes anonymes).<\/p>\n\n\n\n<p><strong>3.5.- Documentation de la proc\u00e9dure d&rsquo;enqu\u00eate<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Il sera essentiel d&rsquo;inclure dans le dossier la documentation d\u00e9taill\u00e9e de l&rsquo;ensemble de la proc\u00e9dure d&rsquo;enqu\u00eate men\u00e9e, notamment les documents recueillis et les proc\u00e8s-verbaux des entretiens r\u00e9alis\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n<p>Lors de tous les entretiens men\u00e9s par l&rsquo;Organe d&rsquo;enqu\u00eate, celui-ci prendra note par \u00e9crit des faits pertinents de l&rsquo;entretien, les int\u00e9grant dans un proc\u00e8s-verbal qui devra \u00eatre sign\u00e9 par les parties comparaissant et par les membres du comit\u00e9 d&rsquo;enqu\u00eate.<\/p>\n\n\n\n<p>De plus, des informations seront fournies dans tous les cas concernant les exigences de la l\u00e9gislation en vigueur sur la protection des donn\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>3.6.- Rapport final de l&rsquo;organisme d&rsquo;enqu\u00eate<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Une fois toutes les proc\u00e9dures d&rsquo;enqu\u00eate termin\u00e9es, l&rsquo;organisme d&rsquo;enqu\u00eate \u00e9tablira dans un d\u00e9lai de 15 jours un rapport de conclusions contenant une br\u00e8ve description des \u00e9l\u00e9ments suivants&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Identit\u00e9 des membres du comit\u00e9 d&rsquo;enqu\u00eate.<\/li>\n\n\n\n<li>Nature de l&rsquo;\u00e9v\u00e9nement. Les parties intervenantes, la nature des \u00e9v\u00e9nements, la date, le lieu et les circonstances dans lesquels ils se seraient produits, les dispositions l\u00e9gales ou les r\u00e8glements internes enfreints ou menac\u00e9s seront identifi\u00e9s dans la mesure du possible.<\/li>\n\n\n\n<li>Expos\u00e9 des faits et conclusions pertinents. Les faits les plus pertinents recueillis au cours de l&rsquo;enqu\u00eate seront d\u00e9crits, en distinguant ceux provenant de la documentation de l&rsquo;entreprise, des informations fournies par le plaignant ou des entretiens men\u00e9s avec les personnes vis\u00e9es par l&rsquo;enqu\u00eate et les t\u00e9moins.<\/li>\n\n\n\n<li>Conclusions et \u00e9valuation des faits. Les conclusions de la commission d&rsquo;enqu\u00eate seront pr\u00e9cis\u00e9es, ainsi que son \u00e9valuation des faits rapport\u00e9s, et deux actions possibles pourront \u00eatre propos\u00e9es&nbsp;:<\/li>\n\n\n\n<li>Proposition de poursuite de la proc\u00e9dure : s&rsquo;il est jug\u00e9 que les investigations men\u00e9es ont suffisamment \u00e9tabli la commission d&rsquo;une infraction par la personne mise en cause, une section finale sera ajout\u00e9e. Cette section pr\u00e9cisera les sanctions que l&rsquo;entreprise pourra infliger aux responsables, ainsi que toute autre mesure compl\u00e9mentaire, y compris d&rsquo;\u00e9ventuelles actions compensatoires en faveur des personnes l\u00e9s\u00e9es.<\/li>\n\n\n\n<li>Le dossier sera archiv\u00e9 s&rsquo;il est \u00e9tabli que l&rsquo;acte ne constitue pas une infraction, que sa perp\u00e9tration n&rsquo;est pas suffisamment justifi\u00e9e ou qu&rsquo;aucun auteur connu n&rsquo;a \u00e9t\u00e9 identifi\u00e9.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Une fois \u00e9tabli, le rapport d&rsquo;enqu\u00eate final sera imm\u00e9diatement transmis \u00e0 l&rsquo;instance d\u00e9cisionnelle et devra \u00eatre class\u00e9 avec le reste du dossier d&rsquo;enqu\u00eate.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>4.- PHASE DE PRISE DE D\u00c9CISION<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Au vu du rapport \u00e9tabli par l&rsquo;Organe d&rsquo;enqu\u00eate, si la plainte est jug\u00e9e recevable, l&rsquo;Organe de d\u00e9cision sera constitu\u00e9 ; sa fonction sera de d\u00e9terminer la volont\u00e9 de l&rsquo;Entit\u00e9 en r\u00e9ponse \u00e0 la plainte d\u00e9pos\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n<p>Pour l\u2019\u00e9tablissement de ladite volont\u00e9, l\u2019organe d\u00e9cisionnel peut solliciter l\u2019avis d\u2019autant de services externes que n\u00e9cessaire, ainsi que toutes les clarifications requises aupr\u00e8s de l\u2019organe d\u2019enqu\u00eate lui-m\u00eame.<\/p>\n\n\n\n<p>Sa composition est coll\u00e9giale, puisqu&rsquo;elle est constitu\u00e9e des membres de l&rsquo;Organe d&rsquo;enqu\u00eate, auquel sera int\u00e9gr\u00e9 un repr\u00e9sentant de l&rsquo;Organe d&rsquo;administration de l&rsquo;Entit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n<p>En cas d&rsquo;incompatibilit\u00e9 de l&rsquo;un des membres de l&rsquo;organe de d\u00e9cision pour le traitement d&rsquo;une affaire particuli\u00e8re, ledit membre sera dessaisi de toutes les proc\u00e9dures men\u00e9es en rapport avec cette affaire.<\/p>\n\n\n\n<p>L\u2019organe d\u00e9cisionnel transmettra le dossier aux personnes faisant l\u2019objet de l\u2019enqu\u00eate, qui disposeront d\u2019un d\u00e9lai de 5 jours pour pr\u00e9senter par \u00e9crit les \u00e9l\u00e9ments qu\u2019elles jugent pertinents pour leur d\u00e9fense et pour fournir les documents qu\u2019elles estiment appropri\u00e9s. \u00c0 l\u2019issue de ce d\u00e9lai, il pourra adopter l\u2019une des d\u00e9cisions suivantes&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Demander la r\u00e9alisation de proc\u00e9dures d&rsquo;enqu\u00eate suppl\u00e9mentaires<\/li>\n\n\n\n<li>Demander \u00e0 l&rsquo;instance dirigeante d&rsquo;imposer des sanctions et\/ou des mesures suppl\u00e9mentaires<\/li>\n\n\n\n<li>En cas d&rsquo;\u00e9ventuels actes criminels, vous serez tenu d&rsquo;en informer l&rsquo;autorit\u00e9 comp\u00e9tente, qu&rsquo;elle soit administrative ou judiciaire.<\/li>\n\n\n\n<li>Prendre des mesures compensatoires \u00e0 l&rsquo;\u00e9gard de toute personne ou entit\u00e9 qui aurait pu \u00eatre l\u00e9s\u00e9e par les \u00e9v\u00e9nements.<\/li>\n\n\n\n<li>Prendre des d\u00e9cisions concernant la communication, la formation ou la diffusion interne des faits, \u00e0 tout organe ou unit\u00e9 de l&rsquo;entreprise et en g\u00e9n\u00e9ral \u00e0 tous les employ\u00e9s, lorsque cela est consid\u00e9r\u00e9 comme un outil efficace pour pr\u00e9venir des incidents similaires \u00e0 l&rsquo;avenir (toujours en prenant les pr\u00e9cautions n\u00e9cessaires concernant la protection des donn\u00e9es personnelles).<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>5.- INSCRIPTION<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Afin de documenter les actions entreprises, la personne responsable doit tenir un registre chronologique confidentiel et \u00e0 jour de l&rsquo;enqu\u00eate (qu&rsquo;elle soit en cours ou close), des plaintes et des mesures disciplinaires appliqu\u00e9es en cas de non-conformit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n<p>Le document doit contenir au moins&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Date de l&rsquo;incident<\/li>\n\n\n\n<li>Type d&rsquo;incident<\/li>\n\n\n\n<li>Date de la plainte<\/li>\n\n\n\n<li>Type de lanceur d&rsquo;alerte<\/li>\n\n\n\n<li>Les personnes impliqu\u00e9es dans la situation<\/li>\n\n\n\n<li>Description de l&rsquo;incident<\/li>\n\n\n\n<li>Mesures prises<\/li>\n\n\n\n<li>Cons\u00e9quences qui en d\u00e9coulent<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Le registre mentionn\u00e9 au paragraphe pr\u00e9c\u00e9dent doit toujours \u00eatre \u00e0 jour et disponible pour consultation par les responsables de cette politique (le gestionnaire du syst\u00e8me et le responsable de la conformit\u00e9 de l&rsquo;entit\u00e9), en maintenant toujours la plus stricte confidentialit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n<p>Toutefois, il sera d\u00e9termin\u00e9 quelles publicit\u00e9s ou communications seront faites au reste des employ\u00e9s et des gestionnaires au sujet des faits une fois ceux-ci r\u00e9solus, soit \u00e0 titre de mesure dissuasive, soit pour am\u00e9liorer les proc\u00e9dures et les actions futures afin d&rsquo;\u00e9viter les mauvaises pratiques.<\/p>\n\n\n\n<p>En outre, la r\u00e9solution de la proc\u00e9dure fera partie du dossier (dossier du travail, le cas \u00e9ch\u00e9ant) de la personne accus\u00e9e.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Proc\u00e9dure relative au syst\u00e8me d&rsquo;information interne ou au canal de traitement des plaintes 1.- LE SYST\u00c8ME D&rsquo;INFORMATION INTERNE OU CANAL DE R\u00c9CLAMATION. 1.1.- Concept et nature. 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